Aktuellt

Nordiskt samarbete

Arkivchef Lena Karhu var inbjuden av de enskilda arkiven i Sverige till en konferens om e-arkiv som ordnades av Föreningen Sveriges Länsarkivarier i april 2019.
Lena berättade om läget i Finland med samarbetet och de strukturer och redskap som byggts upp för att kunna bevara och tillgängliggöra digitalt material
Lena:
"Det här är en fråga som är speciellt bra att vi kan utbyta erfarenheter och lära oss av varandra"
Mera nordiskt samarbete"!

Program

öreningen Sveriges
Länsarkivarier

Program
Tisdag 9.4 Projektrapport och metadata

9.30: SAMLING, KAFFE
10.00: PROJEKTRAPPORT: DIGITALA ENSKILDAARKIV
Projektets styrgrupp, Per Lundin, Liz Gunnarsson, Eva Tegnhed och Örjan Simonson, redogör för
de övergripande resultaten av projektets utredning.

10.30: DISKUSSION OM RAPPORTEN

10.50: NORDISKA ERFARENHETER
Lena Karhu, Svenska centralarkivet, Helsingfors, redogör för e-arkivprojekt för privatarkiv i i
Finland.

11.20: MODELLER FÖR ENSKILDA E-ARKIV
Samtal om mål med digitalt bevarande och e-arkiv. Henrik Summanen, DIGISAM, Annika Tergius,
Riksarkivet och Per-Ola Karlsson, Centrum för Näringlisvishistoria kommenterar modellerna
Örjan Simonson, Folkrörelsearkivet för Uppsala län, ger förslag på hur en gemensam earkivlösning
kan utformas.

12.00: LUNCH

Lunch på UKK, plan 6.
13.00: TRE MODELLER FÖR ENSKILDA E-ARKIV
Henrik Summanen, Annika Tergius och Per-Ola Karlsson kommenterar Simonsons förslag.
13.30 INTERREGIONAL KULTURSAMVERKAN
Kajsa Ravin, kulturdirektör vid Region Uppsala, och Malena Sandgren, chef för Fritid & Kultur,
Region Blekinge, diskuterar möjligheterna till interregional kultursamverkan för enskilda
arkivsektorn, utifrån erfarenheterna med Regionsamverkan Sydsverige kultur och påbörjade
diskussioner mellan mellansvenska regioner.

14.30 KAFFEPAUS

14.45: GRUPPDISKUSSIONER
Konferensdeltagarna samtalar i grupper kring frågan: hur kan en gemensam e-arkivfunktion för
den enskilda sektorn upprättas och organiseras?

15.30 AVSLUTANDE PLENUM
16.00 ARRANGÖRERNAS TACK OCH SLUTORD

EN MAPP I VECKAN


VAD SKALL JAG ARKIVERA ?

  • Den egna organisationens handlingar
  • Egna cirkulär
  • Kopior av utgående brev på papper spara inte enbart i datorn
  • Protokoll med underteckning i original
  • Trycksaker, affischer, olika program, pressklipp
  • Lönekort i 50 år
  • Kassaböcker
  • Verifikat i 10 år. Enligt bokföringslagen får man kasta dem efter 6 år men ”obetald” räkning kan krävas på nytt inom 10 år !
  • Obs! Centralarkivet tar inte emot verifikat !

DU KAN KASTA:
- Cirkulär och handlingar från andra organisationer
- Protokollkopior  (om det undertecknade originalet finns)

HUR SKA JAG ARKIVERA:

ANVÄND:
Tänk på att använda arkivdugligt material som inte skadar handlingarna; tex vattenfasta  pennor och laserprinter.

Gruppera handlingarna och gör en förteckning t.ex
Protokoll
Korrespondens
Utgående cirkulär
Stadgar
Trycksaker (den egna föreningens)

TA BORT:
tejp och lim,  äkta ”arkivtejp” finns inte
nitar och gem, plastfickor för original – ta bort dem vid överlåtning till arkivetkorrigeringslack och korrigerings”tejp”
vattenlösliga tuscher
ska inte användas

FOTOGRAFIERNA:
De digitala bilder du vill ska sparas för eftervärlden skall printas ut på fotopapper i fotoaffär.

Ett foto utan information är ganska värdelöst för kommande generationer. Kom därför ihåg att genast anteckna med mjuk blyerts på fotots baksida /diats kanter (spritpenna) följande uppgifter:
- Var och när fotot är taget
- Vad som är fotat, personernas namn, fotografens namn för copyright

ÖVERLÅTELSE TILL ARKIVET

När du överlåter handlingar till arkivet vill vi att materialet är ordnat t.ex. kronologiskt inom serier.

Gör upp en överlåtelseförteckning där materialet är grovt förtecknat.
T.ex. Mapp 1 protokoll 1919-1921, mapp 2 korrespondens 1920-1921, då märker du vad som är väsentligt att sparas av dina papper.

©Svenska centralarkivet 2017 Foton: Emma och Helena Kajander