Arkivera en mapp i veckan

VAD SKALL JAG ARKIVERA ?

Den egna organisationens handlingar
Egna cirkulär
Kopior av utgående brev på papper spara inte enbart i datorn
Protokoll med underteckning i original

Trycksaker, affischer, olika program, pressklipp

Lönekort i 50 år
Kassaböcker
Verifikat i 10 år. Enligt bokföringslagen får man kasta dem efter 6 år men ”obetald” räkning kan krävas på nytt inom 10 år !
Obs! Centralarkivet tar inte emot verifikat !

DU KAN KASTA:
– Cirkulär och handlingar från andra organisationer
– Protokollkopior (om det undertecknade originalet finns)

HUR SKA JAG ARKIVERA:

ANVÄND:
Tänk på att använda arkivdugligt material som inte skadar handlingarna; tex vattenfasta pennor och laserprinter.

Gruppera handlingarna och gör en förteckning t.ex
Protokoll
Korrespondens
Utgående cirkulär
Stadgar
Trycksaker (den egna föreningens)

TA BORT:
tejp och lim, äkta ”arkivtejp” finns inte
nitar och gem, plastfickor för original – ta bort dem vid överlåtning till arkivetkorrigeringslack och korrigerings”tejp”
vattenlösliga tuscher ska inte användas

FOTOGRAFIERNA:
De digitala bilder du vill ska sparas för eftervärlden skall printas ut på fotopapper i fotoaffär.

Ett foto utan information är ganska värdelöst för kommande generationer. Kom därför ihåg att genast anteckna med mjuk blyerts på fotots baksida /diats kanter (spritpenna) följande uppgifter:
– Var och när fotot är taget
– Vad som är fotat, personernas namn, fotografens namn för copyright

ÖVERLÅTELSE TILL ARKIVET

När du överlåter handlingar till arkivet vill vi att materialet är ordnat t.ex. kronologiskt inom serier.

Gör upp en överlåtelseförteckning där materialet är grovt förtecknat.
T.ex. Mapp 1 protokoll 1919-1921, mapp 2 korrespondens 1920-1921, då märker du vad som är väsentligt att sparas av dina papper.